立刻云货代系统—电子文档功能的使用说明

一、名词解释

1、电子文档

电子文档是立刻云系统内的一项功能，通过电子文档功能，可以将跟单票订单相关的所有电子文档，如：PDF、JPG、WORD、EXCEL，甚至是压缩包、视频等文件，存储到对应的订单下。

注：主要推荐存储JPG格式（存储界面右侧可预览），其次是PDF格式，其他格式也可以存储。

2、文档类别

文档类别是立刻云系统内，用于存储每票订单相关电子文档的分类标准，默认含：操作、报关、财务，3大类，系统管理员可以自定义更多分类。

注：支持对文档类别进行权限设置，给不同权限的人员授予不同文档类别的存储、查看权限。

3、文件类型

文件类型是对电子文档功能下存储的每一个文件具体属性的标记，比如：报关单、签收单、货物照片等等，特别推荐针对JPG和PDF进行文件类型的标记，其他文件格式可根据本公司需要决定是否要进行文件类型的标记。

注：JPG和PDF进行文件类型的标记后，后续可以选配外网查询、微信推送等功能，允许客户查询下载。

二、立刻云货代系统内大致有3种方式可以打开电子文档功能

第一种：依次点击【文档】-【电子文档】，然后输入需要存放文档资料的订单工作号或其他号码，点击【检索】按钮。如图（1）

图（1）

第二种：也可以依次点击【订单】—【订单中心】，选中需要录入电子文档资料的订单，然后点击上方的【电子文档】按钮。如图（2）

图（2）

第三种：还可以在某个具体的订单中，点击上方的【电子文档】按钮。如图（3）

图（3）

三、接下来，我们演示如何使用电子文档功能，大致有4种方式

首先，第一种方式：点击①【扫描设置】按钮，设置好对应的扫描设备。

需要注意的是，选购的扫描仪一定要支持TWAIN驱动。比如我们本次演示所使用的扫描仪型号为：HP LaserJet Pro MFP M226dn 激光多功能一体机，支持单页扫描和多页连续扫描。

设置好扫描仪后，再去点击②【扫描文档】按钮即可完成扫描，之后点击③【保存】按钮，完成电子文档的存储。如图（4）

图（4）

第二种方式：点击【文件导入】按钮，可以选择导入文件的路径，导入相关的电子文件，导入支持所有类型的文件格式，但单个文件大小不可以大于20MB。这里的“文件导入时启用图片优化和导入后删除原文件”两个选项，可以根据需要勾选后，再点击【文件导入】按钮。如图（5）

图（5）

上方的【文件类型】可以方便我们对导入的文件类型进行分类，比如：签收单、报关单等，也可以在文件导入之后，再逐条选择文件所对应的类型，后续如果开通外网查询功能时，可以将PDF和JPG格式的电子文档，通过文件类型这一选项对外展示。如图（6）

图（6）

第三种方式：还可以批量导入某个文件夹内的所有文档，点击框中的三个点，选中需要的文件夹，将多个文件放置于此文件夹内，然后点击【批量导入】按钮，这里注意，批量导入后，会删除此文件夹内的所有文件。如图（7）

 图（7）

第四种方式，从电脑上复制一个文件，然后点击【粘贴文件】按钮，可以直接粘贴此文件到系统中。如图（8）

图（8）

另外，点击【下载全部文件】按钮，还可以把立刻云系统中的电子文档下载到本地电脑上，默认下载到软件安装目录下的“Temp\Eledoc”，需要注意的是：在下载某一票时，上一次下载的文件会被自动清空。如图（9）、图（10）

图（9）

图（10）

点击上方①【进入归档模式】，再点击②【录入归档号】按钮，录入编号后点击③【保存】按钮，可以将不同的文档类别进行归档，点击④【归档历史查询】，可以通过归档号进行查询。如图（11）

图（11）

 以下是对应的视频介绍：